Wenn eine Inspektionsstelle die Anforderungen der DIN EN ISO/IEC 17020 erfüllen möchte, muss sie ein Qualitätshandbuch erstellen. Die Anforderungen, die an solch ein Handbuch gestellt werden, sind zwar im Anhang D der DIN EN 17020:2004 erwähnt (in der neuen Fassung 17020:2012 ist dieser Anhang nicht mehr enthalten), aber für Viele ist auch damit nicht deutlich, was genau ins Handbuch aufgenommen werden muss. Daher veröffentlichen wir hier einige Tipps, falls Sie sich dazu entschließen sollten, selbst ein Qualitätshandbuch zu erstellen.
Zunächst ist es wichtig, zu wissen, dass die DIN EN ISO/IEC 17020 verlangt, dass die Organisation (Inspektionsstelle) ein Managementsystem anwendet. Als Basis dient das sogenannte ‘Management by objectives’ oder auch ‘zielorientiertes Management’. Das bedeutet, dass die Geschäftsführung bzw. das Management Ziele festzulegen hat, die messbar sind. Dadurch, dass die festgelegten Verfahren ausgeführt werden, können die Ergebnisse anhand des Outputs der Geschäftprozesse gemessen werden. Mit diesem Output (die Erfassungen, die aufgrund der vorgeschriebenen ausgeführten Arbeitsweisen erfolgen) kann das Management messen, ob die von ihm gesetzten Ziele realisiert wurden.
Das Erstellen eines DIN EN ISO/IEC 17020 Qualitätshandbuchs beginnt daher mit dem Bestimmen der Geschäftspolitik der Organisation (Inspektionsstelle), insbesondere sollte die Politik bezüglich der Anforderungen, die in der Norm gestellt werden, berücksichtigt werden. Wenn die Geschäftspolitik erst einmal definiert wurde, sollten die Verfahren und Arbeitsanweisungen dafür sorgen, dass ausreichender Output geliefert wird, um feststellen zu können, ob diese Zielsetzungen realisiert wurden.
Verfahren können einfach in Flussdiagrammen abgebildet werden, bei denen angedeutet wird, welche Informationen nötig sind, um ein Verfahren ausführen zu können und welche Informationen das Verfahren nach der Ausführung hervorgebracht hat. Die Verfahren können am Besten gemäß dem PDCA-Prinzip (‘Plan, Do, Check, Act’) erstellt werden.
Aufgaben, Befugnisse und Zuständigkeiten der unterschiedlichen Funktionen innerhalb der Inspektionsstelle können im zu erbringenden Output festgelegt werden. Beispielsweise: der Inspektionsbericht, der wohl das deutlichste Beispiel eines Outputs einer Inspektionsstelle darstellt. Im Handbuch sollte beschrieben werden, was der Inspektionsbericht enthalten muss. In dieser Beschreibung kann auch angedeutet werden, wer (der Inspektor) für das Erstellen verantwortlich ist, wer den Output zur Freigabe zu autorisieren hat (der technische Leiter) und wer Sorge für die Archivierung trägt (das Sekretariat).
Wichtig, auch im Hinblick auf die Beurteilung durch die Akkreditierungsstelle, ist die Cross-Reference-Liste. In dieser Verweistabelle muss pro Element der DIN EN ISO/IEC 17020 angedeutet werden, welche Stelle im Qualitätshandbuch damit korrespondiert.
Die obengenannten Punkte sind nicht erschöpfend. Das Erstellen eines Handbuchs ist eine umfangreiche Angelegenheit. Wenn es Ihnen zu umständlich erscheint, selbst ein Qualitätshandbuch zu erstellen, dann können Sie selbstverständlich ganz einfach Kontakt mit uns aufnehmen!
